有些小微型企业和创业者刚刚开始创业，想要有一个合适的电话系统用来拓展市场和服务客户，但却苦于没有足够的资金来建立自己的客服部门和电话系统。这时候，一种经济实用又能满足联系客户的方式应运而生——400电话服务。与传统的办公电话相比，它的优势就在于打电话的人不需要知道你的具体办公地址。如果您也想使用这种电话服务，那么本文将详细介绍办理400电话的方法和流程，让您在使用这项服务的同时，少泛滥浪费，使用起来非常轻松。
办理400电话服务，其实是指办理一个400号码，让客户能够通过这个号码与客户服务中心联络。这个电话号码是因这个服务的上限期满而商家自行注册购买的，相当于一个普通的电话号码，但与普通电话号码不一样的是，它是一个专属的唯一号码，可以为客户提供更加专业、便捷的咨询、售后、维护等服务。所以，办理400电话服务不仅能提升企业的形象和信誉度，还可以为企业带来的额外收益。
一、选择400电话服务商
首先，办理400电话，要先选择一家全国管理服务商，不同的服务商对使用手续、服务价格、客户支持等方面存在差异。国内较为知名的服务商主要有中国电信、中国联通、中国移动、华为等，第二类小型独立供应商也有很多可供选择。
二、办理400电话并确认购买
准备开通400电话，需要先到所选服务商的官方网站进行注册和填写申请表，需要提供负责人的身份证明和营业执照等材料。注册资料审核通过后，客服人员将与您联系，并提供各种套餐选择。按照需求选择适合的套餐，可根据需要选择不同的功能类型，例如让客户无需等待背景音乐、语音接入、短信通知等。最后，确认购买标准、功能总价和缴纳费用。
三、设置400电话转接规则
购买服务后，就需要对将要接入400号码的转接规则做出自己的设置。在各家服务商的管理控制面板中单击“400服务”按钮，进入设置页面。在设置页面上，您可以自定义业务部门、客服工作时间和有效性，能够自定义转接到的手机号码、分机号码和响铃次数等。当客户拨打400号码时，根据规则，系统将自动将电话转接到接收人员的手机、固定电话、QQ上，以提供所需服务。
四、电话系统的语音导向及业务规划
系统部署之后，设置一个语音导向使客户可以按键头自己调整到需要的板块，简单自助查询回答问题。这些服务都是很基本的，但可依据需要制定咨询策略。在整个应用过程中，需要制定业务流程及部门间的配合方案，以实现更高效的处理方式。同时需要监控电话咨询方式的统计及报告，以进行对业务的调整和优化。
五、常见问题及处理方式
1、400电话接听数量有限，会不会有人等待？
在购买400电话的套餐时，可选择购买不同的通话容量，以满足不同人数接听需求。
2、400电话接通的时候有什么提示？
选购服务的时候需要说明该提示语是什么，可根据不同语境设置不同的提示。
3、对于语音导向不清楚的用户怎么办？
400电话操作者应具备一定的业务素质拥有较强的沟通技巧，当发现有客户有一些小问题时，应有耐心地与客户进行交流。
总结
现代企业运营离不开给客户提供便捷的联系方式。400电话服务就是一种比较常规和成本相对合理的选择，满足企业与客户之间的有效沟通和交流，提高客户的体验。我们不仅要会选购400电话服务商和套餐，还要规划后续的使用流程，以实现更有效的服务。这样做可以实现有效搭建贯穿整个营销生态链的销售管理体系，带来与企业真正的回报。